ПОЛОЖЕННЯ про канцелярію Таращанського районного суду Київської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом керівника апарату Таращанського районного суду   Київської області                                             від «01» липня 2016 року № 11-к

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Таращанського районного суду Київської області

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.  Канцелярія Таращанського районного суду Київської області (далі - канцелярія) є структурним підрозділом апарату Таращанського районного суду Київської області (далі - суд).

Канцелярія суду виконує функції, визначені даним  Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.

1.2.  У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним Кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», антикорупційним законодавством, Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, затвердженою наказом  ДСА України від 17.12.2013 р. № 173,  Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом ДСА України від 15.12.2011  № 168, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують діяльність судів,  а також цим Положенням.

1.3. Зміни та доповнення до Положення вносяться наказом керівника апарату суду.

1.4. Структура і штатна чисельність канцелярії суду за погодженням з головою суду затверджується територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Київської області.

2. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАНЦЕЛЯРІЇ

2.1. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, який несе відповідальність за виконання покладених на канцелярію завдань.

2.2. До складу канцелярії входять секретарі суду, діловод, архіваріус.

2.3. Розподіл обов’язків між працівниками канцелярії здійснюється старшим секретарем суду, виходячи із завдань, що визначені цим Положенням.

2.4. Старший секретар суду:

 - планує роботу канцелярії, здійснює керівництво діяльністю канцелярії і несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на канцелярію;

 - розподіляє обов'язки між працівниками канцелярії, а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни;

 - організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії своїх завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду;

-   забезпечує вдосконалення методів роботи канцелярії, своєчасне проходження і опрацювання документів;

 - приймає, реєструє, передає на виконання вхідну кореспонденцію;

-   приймає та передає на виконання внутрішню кореспонденцію, яка надходить від керівника апарату суду, голови суду;

-   контролює та забезпечує нерозголошення інформації, яка стала їй відомою, відомою працівникам канцелярії при обробці судових документів;

 - представляє канцелярію на зборах та нарадах працівників апарату суду;

 - здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

 2.5. У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень, його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

2.6. Працівники канцелярії суду призначаються  та звільняються з посад наказом керівника апарату суду.

2.7. Обов’язки працівників канцелярії суду визначаються посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду та погодженими  головою суду.

2.8. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

2.9.  Канцелярія суду підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду та голові суду.

2.10. Канцелярія  має необхідні для роботи штампи, печатки.

3. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ПРАЦІВНИКІВ КАНЦЕЛЯРІЇ

3.1.   Виконання покладених завдань щодо організації діловодства в суді;

3.2.  Забезпечення  щоденного, протягом робочого часу прийому, реєстрації, обліку, передачі на розгляд або виконання, відправки судових справ, матеріалів та іншої кореспонденції;

3.3.  Здійснення контролю за своєчасним виконанням контрольних завдань, що надходять на виконання до суду;

3.4. Забезпечення збереження процесуальних та інших документів, нерозголошення інформації, що міститься в них; 

3.5   Забезпечення  роботи архіву суду;

3.6. Здійснення в межах своєї компетенції організаційного забезпечення роботи суду.

3.7. Здійснення прийняття, реєстрацію, передачу на виконання вхідної кореспонденції.

3.8. Здійснення реєстрації та відправки вихідної кореспонденції суду та електронної. 

3.9. Забезпечення збереження процесуальних та інших документів, та нерозголошення інформації, що міститься в них.

3.10. Здійснення прийняття, реєстрації судових справ та матеріалів, забезпечення своєчасної передачі справ суддям, в межах строків, передбачених процесуальним законодавством.

3.11. Ведення первинного обліку справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечення заповнення обліково-статистичних карток.

3.12. Здійснення підготовки та направлення судових справ до судів вищих інстанцій та  інших судів.

3.13. Проведення обліку та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

3.14. Приймання від працівників апарату суду справи, провадження в яких закінчено, здійснення контролю щодо правильного їх оформлення, а також здійснення контролю за своєчасністю здачі судових справ до канцелярії суду.

3.15. Проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, внесення пропозиції з удосконалення цієї роботи.

3.16. Здійснення своєчасного та належного звернення до виконання судових рішень.

3.17. Здійснення приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах. Приймання участі у знищенні речових доказів.

3.18. Здійснення своєчасного направлення до належних органів довідок про результати розгляду справ.

3.19. Здійснення підготовки та видачі виконавчих листів; здійснення контролю за своєчасністю звернення до виконання рішення суду.

3.20. Ведення обліку судових доручень, що надійшли з інших судів України чи іноземних держав, та контроль їх виконання.

3.21. Забезпечення організації роботи архіву суду відповідно до Положення про архів Таращанського районного суду Київської області, затвердженого наказом керівника апарату суду від 01.07.2016 № 10-к.

3.22. Надання працівникам апарату суду методичну допомогу по оформленню справ, заведених у діловодстві суду.

3.23. Здійснення реєстрації та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) згідно з індексами, встановленими Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах.

3.24. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

3.25. Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їхнього обліку.

3.26. Здійснення підготовки зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також проведення експертизи цінності архівних документів.

3.27. Забезпечення друкування та розмноження документів, створених або отриманих судом в процесі його діяльності.

3.28. Організація оформлення та відправлення вихідної кореспонденції, забезпечення своєчасної та належної доставки за призначенням судових справ та іншої судової документації.

3.29. Розроблення заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

3.30.Здійснення обробки статистичних даних про роботу суду.

3.31. Здійснення якісного складання звітів судової статистики та забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Київській області та відповідним державним установам.

3.32. Подання керівнику апарату суду пропозиції щодо складання номенклатури справ суду.

3.33. Приймання участі в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

3.34. Виконання доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

3.35. За дорученням керівника апарату суду здійснюють розгляд звернень та готують проекти відповідей на них.

3.36. Здійснення узагальнення роботи канцелярії суду, зокрема організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформації для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярії суду або на звернення інших відомств.

3.37. Забезпечення зберігання та правильне використання печаток та штампів суду, які закріплені за канцелярією суду.

3.38. За дорученням керівництва суду здійснення аналізу та узагальнення практики щодо організації ведення діловодства в суді.

3.39.  Здійснення контролю додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву та канцелярії суду.

3.40. Виконання інших завдань у в межах компетенції канцелярії.

3.41 Старший секретар суду забезпечує розподіл обов’язків відсутнього  працівника канцелярії.

3.42. У разі відсутності старшого секретаря суду канцелярії його обов’язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату суду.

4. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ КАНЦЕЛЯРІЇ

 4.1.    Працівники канцелярії мають право:

- користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу" та іншими актами законодавства;

- на соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу;

- отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на нього обов'язків та завдань;

- в установленому порядку отримувати від працівників суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;

- вносити в межах своєї компетенції пропозиції щодо вдосконалення роботи суду;

- брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

 4.2.    Працівники канцелярії наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.

4.3.    Працівники канцелярії зобов'язані:

- виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов'язків;

- забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

- дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах України, Загальних правил поведінки державного службовця, Правил поведінки працівника суду, Правил внутрішнього трудового розпорядку суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;

- дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

- виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;

- використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, суду в цілому;

- постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ КАНЦЕЛЯРІЇ СУДУ

5.1. Відповідальність за неналежне виконання основних завдань канцелярії суду несе старший секретар канцелярії.

5.2. Старший секретар суду канцелярії несе відповідальність за:

 - недотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни;

- незабезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії та порушення правил пожежної безпеки;

- порушення вимог використання та зберігання печаток, штампів суду, які знаходяться в канцелярії.

5.3. Відповідальність працівників канцелярії суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями та чинним законодавством.

5.4. Покладення на канцелярію обов'язків, не передбачених Положенням та посадовими інструкціями їх працівників, не допускається.

6. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

6.1.  При виявленні невідповідності будь якого пункту цього Положення реальному стану справ у канцелярії старший секретар суду має звернутися до керівника апарату суду із заявкою про  внесення змін у  Положення.

6.2.  Внесена пропозиція  розглядається керівником апарату  суду протягом 1 місяця від  дня  подачі  заявки. За  результатами  розгляду виноситься  рішення: прийняти зміни  чи доповнення; відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну); відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (з наданням обґрунтованої відмови  в письмовому вигляді).