Правильно оформлюємо протокол наради

Як правильно оформити протокол наради? Чи мають бути протоколи затверджені керівником підприємства чи достатньо підпису під протоколом цього керівника та особи, яка вела протокол?

Протокол наради ― це інформаційно-аналітичний документ, у якому фіксується хід обговорення питань і рішення, ухвалені на нараді.
Протокол складається на підставі записів (стенограм чи фонограм), зроблених безпосередньо під час наради, та документів, підготовлених заздалегідь ― текстів виступів, проектів розпорядчих документів, довідок, звітів, оглядів, порядку денного, списку запрошених тощо.

За обсягом фіксованих даних протокол наради може бути:

• стислий, у якому зазначають лише питання, що їх обговорюють на нараді, прізвища доповідачів і прийняті рішення;
• повний, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи виступів усіх доповідачів та учасників обговорення відповідних питань порядку денного;
• стенографічний, у якому весь хід засідання записано дослівно.

Протокол наради дозволяється оформляти на загальному бланку підприємства, на спеціальному бланку протоколу (за наявності такого бланку), на бланку структурного підрозділу (у разі оформлення протоколу виробничої наради окремого структурного підрозділу підприємства) або на стандартних аркушах формату А4як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Для оформлення протоколу оперативної наради в керівника підприємства можна скористатися уніфікованою формою (додаток) зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (протокол від 22.12.2015 № 7).

Під час підготовки протоколу слід звернути увагу на особливості оформлення деяких реквізитів:

• датою протоколу є дата проведення наради, а не дата остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо одна нарада тривала кілька днів, то через тире зазначають дати її першого і останнього днів, наприклад: 05–06.07.2016;
• реєстраційним індексом протоколу є порядковий номер наради у межах календарного року. З кожного нового календарного року нумерація поновлюється;

Протоколи виробничих й оперативних нарад, що проводяться у різних структурних підрозділах підприємства, зокрема в бухгалтерії та відділі кадрів, мають самостійну нумерацію, формуються в справи і зберігаються у відповідних структурних підрозділах.

Автор: Олена Загорецька, канд. іст. наук, стар. наук. співроб., провідний науковий співробітник відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, член ЦЕПК Укрдержархіву

Докладніше — у газеті «Кадри і зарплата» № 14, 2016