Зберігання архівних електронних документів

Чи можна зберігати архів кадрової документації в електронному вигляді на приватному підприємстві?

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814–XII підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів. Вони зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи цінності та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Документи відділу кадрів з часу їх створення (надходження) і до передання в архівний підрозділ зберігаються в кадровій службі. Після виконання документів вони групуються у справи. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву підприємства для дальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) зберігаються у відділі кадрів і можуть передаватися до архіву за рішенням керівника.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV суб’єкти електронного документообігу мають зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та періодично копіювати їх відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

Автор — Юлія ПАНАСЮК, заступник головного редактора журналу «Довідник кадровика»

Докладніше — у журналі «Довідник кадровика» № 8, 2016