Особливості зберігання та ведення особових карток державних службовців апарату

Кадрове діловодство є важливим елементом у системі управління персоналом в органі державної влади. Окреме місце в роботі кадрової служби відведено особовим справам працівників. Про них і йтиме мова у статті.

<!--[if !supportLineBreakNewLine]-->
<!--[endif]-->

Складовою документації у системі персонального обліку є особові справи, так би мовити, «хроніка» діяльності працівника в установі. Основою таких справ є документи, які містять відомості про особу, встановлюють характер її трудових, службових відносин з установою, визначають ділові та особисті якості.

Порядок, затверджений наказом Національного агентства з питань державної служби від 22.03.2016 №64, передбачає вимоги щодо ведення та зберігання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формується особова справа.

Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку співробітників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та управління кадрами апарату суду.

Ведення особової справи розпочинається зі вступу на державну службу або іншого призначення. Особова справа формується з відповідних документів у певній послідовності:

- особової картки встановленого зразка;

- тексту присяги державного службовця;

- копії паспорта;

- копії облікової картки платника податків;

- декларації про майно, доходи, витрати та зобов’язання фінансового характеру.

Далі документи додаються до особової справи в хронологічному порядку.

Особова справа реєструється у відповідному журналі обліку протягом тижня з дня призначення на посаду. Особові справи мають бути розміщені в алфавітному порядку, кожна підшита в окрему папку формату А4, на якій зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, порядковий номер.

Особові справи державних службовців є документами для службового користування і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах.

Служба управління персоналом не має права розголошувати особисті дані державних службовців відповідно до закону «Про захист персональних даних».

Після звільнення працівника його заяву, копію наказу та інші документи підшивають в особову справу. Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі протягом 2-х років і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.